Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach DSGVO auf rotary-polio-event.de.
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:
Förderverein des Rotary-Clubs Bensheim-Heppenheim e.V.
Am Niederwald 20
64625 Bensheim
Deutschland
Vertretungsberechtigter Vorstand: Wolfgang Brehm (Vorsitzender), Stefan Steinhoff (Schatzmeister)
Vereinsregister: Amtsgericht Darmstadt, VR 20812
Kontakt für Datenschutzanfragen:
Andreas Pietralla
Telefon: +49 173 326 95 60
E-Mail: info@rotary-polio-event.de
Diese Website wird im Rahmen der ehrenamtlichen Vorbereitung und Durchführung des Rotary-Polio-Familienfests am 27. September 2026 in Bensheim betrieben. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf Sie persönlich beziehen lassen, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adressen oder Nutzerverhalten.
Bei jedem Aufruf der Website erfasst unser Hosting-Anbieter (OVHcloud) automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:
Zweck: Sicherstellung des Website-Betriebs, Erkennung und Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Speicherdauer: Logfiles werden nach maximal 7 Tagen gelöscht oder anonymisiert.
Im Sponsoren-Formular (sponsor-anmeldung.html) erheben wir: Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner mit Name und Funktion, E-Mail, Telefon, gewünschtes Sponsoringpaket sowie hochgeladenes Firmenlogo.
Zweck: Abwicklung des Sponsoringvertrags, Erstellung von Vertrag und Rechnung bzw. Spendenbescheinigung, Nennung als Sponsor in den Druck- und Online-Medien.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung).
Empfänger: Die Daten werden ausschließlich vom Förderverein des Rotary-Clubs Bensheim-Heppenheim e.V. verarbeitet. Innerhalb der Organisation erhalten die für Sponsoring und Veranstaltungsleitung verantwortlichen Personen der ausrichtenden Rotary Clubs Zugriff auf die zur Sponsorenbetreuung erforderlichen Daten. Eine Weitergabe an externe Dritte erfolgt nicht — mit Ausnahme der erforderlichen Übermittlung an unseren Steuerberater und im gesetzlich vorgesehenen Rahmen an das Finanzamt.
Speicherdauer: Bis zum Abschluss des Events, anschließend Aufbewahrung gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (i. d. R. 10 Jahre).
Im Helfer-Formular (helfer.html) erheben wir: Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummer, gewählte Tätigkeitsbereiche und Verfügbarkeiten.
Zweck: Koordination der Helfereinsätze (Dienstplan, Schichten), Versand von Erinnerungen und Updates zur Veranstaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Anmeldung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Eventorganisation).
Speicherdauer: Bis spätestens 3 Monate nach der Veranstaltung.
Bei Bestellungen über die Ticket-/Bon-Funktion (tickets.html) erheben wir: Vor- und Nachname, E-Mail, ggf. Anzahl und Art der Tickets/Verzehrbons sowie Zahlungsabsicht.
Zweck: Abwicklung der Bestellung, Versand der Tickets/Bons per E-Mail, Reservierungsverwaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Bis zum Abschluss der Veranstaltung, anschließend gemäß steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
Beim Spendenformular (spendenaktion.php) erheben wir freiwillig: Vor- und Nachname (optional anonym), E-Mail (optional), Spenden-Betrag, Anschrift (nur bei Anforderung einer Zuwendungsbestätigung).
Zweck: Erfassung der Spende, Erstellung einer Zuwendungsbestätigung bei Bedarf, Versand einer Bestätigung per E-Mail.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), bei Spendenbescheinigung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung gemäß § 50 EStDV).
Speicherdauer: Bei Spendenbescheinigung 10 Jahre gemäß steuerlicher Aufbewahrungspflicht.
Wenn Sie bei der Spende nicht „Anonym spenden" wählen, wird Ihr Vor- und Nachname öffentlich in der Unterstützer-Liste auf der Spendenseite angezeigt. Diese Veröffentlichung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch das Freilassen des Häkchens „Anonym spenden" erteilen. Sie können der Veröffentlichung jederzeit formlos widersprechen (info@rotary-polio-event.de); Ihr Name wird dann zeitnah aus der Liste entfernt.
Im Tombola-Formular (tombola-spenden.html) erheben wir: Firmenname, Ansprechpartner, Kontaktdaten und Beschreibung des gespendeten Gutscheins/Sachpreises sowie ggf. hochgeladene Dateien (Firmenlogo, Abbildung des Gutscheins).
Zweck: Erfassung der Sachspende, Abstimmung der Übergabe, Nennung als Tombolaspender.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Bis zum Abschluss des Events, danach gemäß steuerlicher Aufbewahrungspflichten.
Bei der Team-Anmeldung zum Bubble-Soccer-Turnier (bubble-soccer.html) erheben wir: Teamname, Captain (Name, E-Mail, Telefon), Spielerliste, ggf. Sponsor des Teams.
Zweck: Organisation und Durchführung des Turniers, Kommunikation mit dem Team.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Bis spätestens 3 Monate nach der Veranstaltung.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (info@rotary-polio-event.de), werden die übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a oder lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung Ihrer Anfrage, anschließend Löschung — sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Diese Website setzt nur technisch notwendige Cookies ein, soweit dies für die Funktion bestimmter Seiten erforderlich ist (z. B. Session-Cookies im Admin-Bereich, Formular-Zwischenspeicherung). Es werden keine Tracking-, Marketing- oder Analyse-Cookies gesetzt.
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch notwendige Verarbeitung).
Diese Website verwendet die Schriften „Montserrat" und „Open Sans". Diese werden lokal vom eigenen Server ausgeliefert (selbst gehostet). Es wird keine Verbindung zu Servern von Google aufgebaut; insbesondere wird Ihre IP-Adresse nicht an Google übermittelt.
Die Website wird gehostet bei der OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankreich. OVHcloud verarbeitet die unter Ziffer 3 genannten Daten im Auftrag des Verantwortlichen auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.
Auf der Seite „Ort" (drachenberge.html) binden wir zur Darstellung des Veranstaltungsorts eine Karte von Google Maps ein (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Karte wird erst geladen, nachdem Sie aktiv darauf geklickt und damit eingewilligt haben („Klick zum Laden"). Erst dann wird eine Verbindung zu Google hergestellt und Ihre IP-Adresse sowie ggf. weitere Daten an Google übermittelt; dabei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen. Vor dem Klick findet keine Verbindung zu Google statt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Klick), § 25 Abs. 1 TDDDG.
Datenschutzhinweise von Google: policies.google.com/privacy
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn:
Zu Empfängern zählen insbesondere: unser Hosting-Anbieter OVHcloud, die für Sponsoring und Veranstaltungsleitung verantwortlichen Personen der ausrichtenden Rotary Clubs, ggf. unser Steuerberater im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung sowie im gesetzlich erforderlichen Rahmen das Finanzamt.
Ihnen stehen folgende Rechte zu:
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail an info@rotary-polio-event.de.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
Telefon: 0611 / 1408 0
datenschutz.hessen.de
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Eine Anmeldung bzw. Bestellung über die Formulare ist jedoch ohne Angabe der jeweils als Pflichtfeld gekennzeichneten Daten nicht möglich. Die Nichtbereitstellung dieser Daten hat zur Folge, dass eine Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Anmeldung nicht erfolgen kann.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation sowie unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung aller über diese Website eingegebenen Daten erfolgt verschlüsselt über eine gesicherte TLS-/SSL-Verbindung (erkennbar am „https" in der Adresszeile). Die auf dem Server gespeicherten Anmelde- und Bestelldaten sind durch Zugriffsbeschränkungen geschützt und nur einem eng begrenzten Kreis von Verantwortlichen des Fördervereins zugänglich; die Verwaltungsbereiche der Website sind passwortgeschützt. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und angepasst.
Diese Website und ihre Anmeldeformulare richten sich nicht gezielt an Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Betrifft eine Anmeldung Minderjährige (z. B. die Teilnahme von Kindern am Familienfest oder ein Helfereinsatz), ist die Einwilligung der Sorgeberechtigten erforderlich. Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass uns ohne eine solche Einwilligung Daten einer Person unter 16 Jahren übermittelt wurden, löschen wir diese Daten unverzüglich. Wenn Sie vermuten, dass uns Daten einer minderjährigen Person ohne die erforderliche Einwilligung vorliegen, kontaktieren Sie uns bitte über die unter Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung an geänderte Rechtslagen oder Funktionalitäten der Website anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt der Datenerhebung aktuelle Fassung.
Stand: Juni 2026